Kebijakan Privasi

Yayasan Kalam Kudus Indonesia Cabang Jakarta · berlaku sejak 23 Oktober 2026

Purchasing Kalam Kudus adalah aplikasi internal untuk mengajukan, menyetujui, membeli, dan membayar keperluan sekolah di lingkungan Yayasan Kalam Kudus Indonesia Cabang Jakarta. Halaman ini menjelaskan data pribadi apa yang diproses aplikasi, untuk apa, siapa yang dapat melihatnya, berapa lama disimpan, dan hak Anda, sesuai Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi dan Peraturan Pemerintah Nomor 33 Tahun 2026.

1. Pengendali data

Pengendali data pribadi di aplikasi ini adalah Yayasan Kalam Kudus Indonesia Cabang Jakarta. Pertanyaan dan permintaan tentang data pribadi dapat disampaikan kepada admin aplikasi (lewat menu Admin atau kepala unit Anda).

2. Data yang diproses

Data akun dari Google: nama, alamat email, dan foto profil yang dikirim Google saat Anda masuk. Aplikasi tidak meminta kata sandi Anda dan tidak membaca isi email, kalender, atau file Google Anda.
Data kepegawaian untuk alur kerja: nama, jabatan, unit, peran (misalnya pemohon atau approver), dan tanggal mulai serta selesai peran.
Tanda tangan: gambar tanda tangan yang Anda unggah, gambar, atau foto, untuk dicantumkan di dokumen proposal.
Isi proposal dan lampiran: barang, nilai, anggaran, catatan keputusan, serta file tagihan, bukti transfer, dan tanda terima yang diunggah.
Data vendor: nama, kontak, alamat, dan rekening bank vendor, termasuk vendor perorangan.
Riwayat aktivitas: siapa melakukan apa dan kapan di aplikasi (misalnya menyetujui atau mengubah data), waktu masuk, serta alamat IP dan jenis perangkat yang dicatat oleh penyedia layanan untuk keamanan.

Aplikasi tidak memproses data pribadi yang bersifat spesifik seperti data kesehatan, biometrik, atau agama.

3. Tujuan pemrosesan

Menjalankan proses pengadaan: pengajuan, persetujuan, pembelian, dan pembayaran.
Mencantumkan nama, jabatan, dan tanda tangan pada dokumen proposal resmi.
Mengirim pemberitahuan dan pengingat lewat email tentang proposal yang memerlukan tindakan.
Mengendalikan anggaran (RAPBS) dan menyusun laporan keuangan yayasan.
Menjaga keamanan, mencegah penyalahgunaan dan kecurangan pembayaran, serta menyediakan jejak audit.

Data tidak dijual, tidak dipakai untuk iklan, dan tidak dipakai untuk tujuan lain di luar daftar ini.

4. Dasar pemrosesan

Sesuai Pasal 20 UU Pelindungan Data Pribadi, data diproses berdasarkan:

pemenuhan kewajiban perjanjian, yaitu pelaksanaan tugas dan hubungan kerja Anda dengan yayasan;
pemenuhan kewajiban hukum, terutama pencatatan dan penyimpanan dokumen keuangan;
kepentingan yang sah dari yayasan, yaitu pengawasan keuangan, pencegahan kecurangan, dan keamanan sistem.

5. Siapa yang dapat melihat data

Di dalam aplikasi, akses dibatasi menurut peran: pemohon melihat proposal unitnya, approver melihat proposal yang perlu diputuskan, purchasing dan finance melihat proposal yang sedang diproses, dan admin mengelola pengguna. Rekening bank vendor hanya terlihat oleh purchasing, finance, admin, dan pemantau.

Untuk menjalankan aplikasi, yayasan memakai penyedia layanan yang memproses data atas nama yayasan:

Supabase: basis data dan penyimpanan file, server di Singapura;
Vercel: hosting aplikasi web;
Resend: pengiriman email pemberitahuan;
Google: layanan masuk (login) dengan akun Google.

Selama masa uji coba, aplikasi dikembangkan dan dioperasikan oleh pengembang atas penugasan yayasan. Data tidak dibagikan kepada pihak lain kecuali diwajibkan oleh hukum.

6. Transfer data ke luar Indonesia

Penyedia layanan di atas menyimpan atau memproses data di luar Indonesia, antara lain di Singapura dan Amerika Serikat. Data dilindungi dengan enkripsi saat dikirim dan saat disimpan, akses dibatasi hanya untuk keperluan layanan, dan setiap penyedia terikat ketentuan pelindungan data dalam perjanjian layanannya.

7. Lama penyimpanan

Proposal, lampiran, dan riwayat persetujuan adalah dokumen keuangan, disimpan selama diwajibkan peraturan penyimpanan dokumen keuangan, umumnya sampai 10 tahun.
Saat peran Anda berakhir, akun tidak dapat lagi dipakai. Nama dan jabatan Anda tetap tercantum pada dokumen dan riwayat yang pernah Anda buat atau setujui.
Data akun yang pernah mencoba masuk tetapi tidak diberi akses dapat dihapus atas permintaan pemiliknya.

8. Keamanan

Koneksi selalu terenkripsi (HTTPS) dan masuk hanya dengan akun Google yang diizinkan.
Hak akses diperiksa di basis data untuk setiap data, bukan hanya disembunyikan di tampilan.
File lampiran tidak publik; hanya dapat dibuka lewat tautan sementara oleh pengguna yang berhak.
Setiap perubahan penting dicatat, termasuk perubahan rekening vendor.

9. Hak Anda

Sebagai subjek data pribadi, Anda berhak:

mendapat informasi tentang pemrosesan data Anda (halaman ini);
mengakses dan mendapat salinan data pribadi Anda;
memperbaiki data yang keliru. Nama dapat Anda ubah sendiri di menu Profil saya; jabatan dan peran diubah oleh admin;
meminta penghapusan atau pembatasan pemrosesan, kecuali untuk data yang wajib disimpan menurut hukum, seperti dokumen keuangan;
mengajukan keberatan atas pemrosesan data Anda;
mengajukan pengaduan kepada lembaga penyelenggara pelindungan data pribadi.

Sampaikan permintaan kepada admin aplikasi (lewat menu Admin atau kepala unit Anda). Permintaan akses dan perbaikan ditanggapi paling lambat 3 × 24 jam sejak permintaan diterima dan identitas Anda terverifikasi.

10. Bila terjadi kegagalan pelindungan data

Bila terjadi kebocoran atau kegagalan pelindungan data pribadi, yayasan memberi tahu Anda dan lembaga yang berwenang secara tertulis paling lambat 3 × 24 jam sejak kejadian diketahui, termasuk data apa yang terdampak, kapan dan bagaimana terjadi, serta langkah penanganannya.

11. Perubahan kebijakan

Kebijakan ini dapat diperbarui bila cara aplikasi memproses data berubah. Tanggal berlaku di bagian atas halaman menunjukkan versi terbaru. Perubahan penting akan diumumkan kepada pengguna.